Vous ne rêvez pas …
J’ai organisé la coordination du mariage de Sophie et Jules à trois semaines du mariage, au Château de Courcelles le Roy, à Beaulieu sur Loire, en Juin 2023 : QUEL CHALLENGE.
Ils étaient 150 invités !
Je vous raconte.
AVANT LE JOUR J :
C’est la haute saison pour les wedding planner, quand je reçois un sms de Sophie, le dimanche 4 Juin 2023, me disant : « Bonjour Emeline, je vous contacte de la part de Mandy qui m’a coiffé hier pour mon mariage civil. Je vous demande en very last minute… si jamais vous seriez disponible pour la coordination Jour J pour mon mariage laïque le 24 Juin? A votre dispo pour en parler. Merci. Sophie »
Seulement, j’étais occupée ce weekend là … Ca tourne dans ma tête jusqu’à me dire : « ok tu annules le weekend que tu avais prévu et tu acceptes la proposition. »
Nous décidons de nous appeler dès le Lundi pour un petit rendez-vous découverte. Et c’est le MATCH !
Sophie et Jules décident dans l’heure de continuer l’aventure avec moi. Quelle satisfaction !
Mais pas de temps à perdre …
Je mets en place très rapidement les outils d’accompagnement : création d’un groupe whatsapp, accès au drive pour une simplicité de partage de documents, et mise en place de rendez-vous hebdomadaires jusqu’au mariage pour aborder divers sujets comme les contrats prestataires, la logistique, l’implantation de la décoration et le déroulé jour J.
Pendant ces trois semaines, nous ne nous sommes jamais vu en physique, les appels téléphoniques et visio ont été très efficaces dans notre emploi du temps déjà bien chargé.
Sophie et Jules ont joué le jeu, ils me donnaient les informations dont j’avais besoin en temps et en heure afin que je puisse mettre en place ma bible du jour J appelé communément : la FEUILLE DE ROUTE.
Nous avons réussi à établir un lien de confiance et une communication fluide.
On se repartit le travail et les choses se mettent en place petit à petit.
Nous avons également fait plusieurs rendez-vous en commun avec le lieu et le traiteur pour cadrer les prestations, les horaires, les accès logistiques.
J’ai, de mon côté, contacté, photographe, vidéaste, officiante de cérémonie et DJ pour coordonner nos actions lors du jour J pendant la cérémonie laïque, le cocktail et le dîner.
Enfin, j’ai organisé un visio avec les témoins et ami.e.s pour les accompagner dans l’élaboration et la mise en place des surprises et interventions pendant le jour J : gestion des timing et surtout prévision du matériel à utiliser sur place (micros, retroprojecteur).
JOUR J :
Sophie, Jules et quelques uns de leurs invités étaient déjà présents sur le lieu depuis le vendredi soir, car ils ont organisé un welcome dinner : c’est en quelque sorte une pré-fête en plus petit comité.
Au programme : barbecue et musique ! Je crois qu’ils ont bien profité …
Pour ma part je suis arrivée sur place vers 9h30, le samedi matin afin de faire le repérage du lieu et d’installer le petit déjeuner. Rencontre avec les mariés, que des sourires sur nos visages ! On y est c’est le grand jour. Nous faisons un point sur mon organisation et les temps forts de la journée.
Les mariés ont profité de leur matinée autour de la piscine : c’est aussi ça prendre une coordinatrice ! C’est profiter de chaque instant, et se concentrer sur l’essentiel.
Je me suis affairée à installer les élements de décoration à la cérémonie, et à voir avec le DJ tous les élements techniques pour la cérémonie, le cocktail et le dîner. Puis le traiteur, MG Réception, est arrivé et nous avons travaillé main dans la main pour dresser et décorer le dîner.
C’est au tour de la fleuriste de se joindre à nous, on fait le point ensemble sur les différents espaces à fleurir, elle est autonome alors elle et son équipe enchainent sur l’installation à la cérémonie puis au dîner.
Une fois que toute l’installation était faite, je pouvais me consacrer à la coordination : l’accueil du photographe, du vidéaste et de l’officiante de cérémonie (petit coup de cœur pour Chloé !) et s’en ait suivi les préparatifs de Sophie et Jules.
Sophie, accompagnée de sa maman et ses témoins et Jules, accompagné de ses frères et sœur (ils sont 5 dans cette super fratrie) et ses témoins / amis, ont passé un moment suspendu entre photos, et rires.
Le stress monte toujours à ce moment de la journée, c’est donc mon rôle de les rassurer et d’être présente pour eux. Tout est prêt !
Le soleil est au rendez-vous en ce 24 Juin 2023, Jules rejoint tous les invités autour d’un verre d’accueil.
Chloé, l’officiante, demande l’attention des invités afin de les diriger vers l’endroit où se déroulera la cérémonie. Des éventails et des mouchoirs personnalisés ont été prévus pour cette occasion pour chacun d’entre eux. Je m’occupe de la distribution et de l’accueil.
Sophie et ses amies sont cachées et attendent mon signal pour se diriger à leur tour vers la cérémonie où tout le monde a pris place.
Jules attend sa douce au niveau de l’autel.
Je forme le cortège. La musique est lancée par le DJ, les témoins et les frères et soeurs rentrent deux par deux. L’émotion est à son comble…
Sophie rentre au bras de son papa… (je pleure aussi) !
Le regard de Jules sur Sophie est magique.
La cérémonie se passe merveilleusement bien, on passe du rire aux larmes.
Vive les mariés !
J’invite les convives à se diriger vers le cocktail où champagne, animations culinaires, petites douceurs les attendent.
On met en marche le photobooth, cette animation phare qu’on retrouve dans beaucoup de mariages, et j’aide le photographe à orchestrer les photos de groupes ! Mon trombinoscope est toujours mon meilleur ami à ce moment là.
Puis vient l’heure du dîner, pendant le passage à table, nos deux amoureux s’éclipsent avec Ben, le photographe pour capturer quelques clichés au coucher du soleil. Je vous laisse découvrir le résultat 🙂
Le repas se déroule parfaitement : une entrée des mariés très animée, un plat à partager délicieux, des surprises minutieusement préparées !
Mais tout à coup, l’alarme incendie se déclenche … je dois faire sortir tout le monde à l’extérieur (le bruit est infernal) et contacter d’urgence le régisseur du lieu !
Il m’explique que l’alarme se coupera automatiquement dans 10 minutes : ce fût trèèèès long !
Mais tout est rentré dans l’ordre, les mariés et leurs invités étaient heureux. Ils ont dansé jusqu’au bout de la nuit et moi je les ai quitté vers 1h du matin quand tout était sous contrôle avec le traiteur et le DJ qui prenaient le relai jusqu’à 4h du matin 🙂
Ce fût une super expérience, et la morale de l’histoire c’est que coordonner un mariage en 3 semaines c’est possible si en amont tout est bien cadré !
Merci à Sophie et Jules !!! Cœur
Crédits photo : Ben Lévy
